Gestion Electronique de Documents
La dématérialisation des documents et des échanges est un enjeu majeur pour les universités. Elle permet d’alléger les circuits, le traitement de l’information et d’assurer une cohérence des documents, une simplification des process et un gain de productivité important.
La première étape dans la mise en œuvre d’une solution de G.E.D. à l’université a consisté à mettre en place, paramétrer l’outil Nuxeo, supporté par le consortium Esup Portail. Une étude de Nuxeo a démarré en 2012, dans le cadre de la dématérialisation des thèses pour le Service Commun de la Documentation.
Nuxeo est accessible depuis un navigateur Web, de façon complètement sécurisée.
Les principales fonctionnalités de Nuxeo sont :
- Le stockage et l’organisation de documents dans des espaces de travail (personnels ou partagés)
- L’administration des droits d’accès aux documents et espaces,
- La gestion des versions et du cycle de vie des documents,
- L’édition de documents au sein même de la plateforme,
- L’indexation, la gestion de métadonnées pour faciliter les recherches,
- La publication des documents dans des espaces de publication
Début 2013, une évaluation complémentaire a débuté au pôle S.I.U.N. pour traiter l’ensemble des documents administratifs et techniques géré au sein de la Direction et tester les aspects techniques et fonctionnels de l’outil.
Si vous souhaitez mettre en œuvre un projet de Gestion Electronique de Documents dans votre composante, votre service, vous pouvez prendre contact avec la direction du pôle S.I.U.N. qui vous communiquera les modalités et possibilités d’accompagnement du pôle dans cette démarche.
